At arbejde fra Italien for en udenlandsk arbejdsgiver. Er det (lovligt) muligt?

At Expatax, our mission is to simplify and clarify tax matters for expats and retirees heading to Italy. For all those that have been wondering if they can work in Italy as digital nomads while employed by a foreign employer (e.g. a US expat working remotely in Italy for a US company), the legality of their employment contract will inevitably show up as a stumbling block. Working from Italy for a foreign employer can be tricky and, in some cases, can take a lot of convincing your bosses abroad that you’re really worth all the paperwork you’re putting them through.

Today’s subject, the Registreret arbejdsgiver (EOR), er en løsning, som mange udenlandske virksomheder benytter sig af, når de ansætter italienske fjernarbejdere. Denne ordning betyder, at EOR påtager sig alt juridisk ansvar i forbindelse med ansættelsen, såsom lønadministration, social sikring og overholdelse af skatteregler, hvilket frigør virksomheder til at fokusere på deres kerneforretning. Har du stadig spørgsmål efter at have læst? Vores TAX AI i slutningen af artiklen er tilgængelig for yderligere forespørgsler.

En registreret arbejdsgivers ansvar

Cutting to the chase, working as a remote employee in Italy while being employed by a foreign employer is shaky legal ground at best. While it is not technically impossible for a foreign employer to employ an Italian-resident remote employee, there is a strong presumption that the local employee may form a “permanent establishment” for the employer in that country – in other words, that Den udenlandske arbejdsgiver kan omgå loven ved at fjernansætte en arbejdstager i Italien i stedet for at åbne et kontor.. Flere af disse sager er blevet bragt for retten af skattemyndighederne, og selvom de ikke alle er blevet afgjort imod den eksterne arbejdsgiver, er det en betydelig risiko. For eksempel blev en tjekkisk arbejdsgiver i en nylig sag dømt for at omgå loven ved at ansætte en fjernarbejder i Italien, som arbejdede hjemmefra i en salgsrolle.

For nylig har vi set et tilfælde, hvor et maltesisk firma lukkede sit italienske kontor og foreslog italiensk baserede medarbejdere at flytte til en fjernkontrakt. Det er bare at tigge om problemer med det italienske skattevæsen. At bede en udenlandsk virksomhed om at oprette en filial i Italien for at ansætte en eller to personer er selvfølgelig et stort spørgsmål. Så hvordan kan expats og digitale nomader komme uden om dette krav?

Der er to sædvanlige løsninger: Den ene er at etablere sig som selvstændig og blot fakturere det udenlandske firma fra Italien. Det er langt den nemmeste løsning (og der er en god skattelettelser if you do so). However, you won’t be, strictly speaking, an employee, which means no paid holidays, no employee-sponsored healthcare (though you’ll of course benefit from public healthcare if you pay social contributions in Italy), and no severance if your employer lets you go.

Mange arbejdsgivere henvender sig derfor til en Employer of Record, an Italian company “acting as” your Italian employer. Fordelene ved at bruge en EOR kan være enorme. Blandt de vigtigste ansvarsområder, som EOR påtager sig, er personaleledelse, overholdelse af lovgivningen, risikominimering og omkostningsreduktion. Desuden giver en EOR den nødvendige fleksibilitet til hurtigt at ansætte internationale medarbejdere, uden at det er nødvendigt at etablere en lokal juridisk tilstedeværelse.

Opvejning af fordele og ulemper ved EOR

While the EOR can provide numerous positives such as savings in time and resources, ensured legal compliance, and cost reduction, it’s critical to consider potential downsides. One potential pitfall is the additional costs. While an EOR can reduce employment-related costs, the fees for their services might make direct hiring a more cost-effective solution. We’re generally talking about several hundred euro per employee per month as a “service fee” charged by the EOR. Another negative can be a loss in control over employee management.

The Employee’s Perspective on EORs

From the employee side, being hired under an EOR indicates a solid employment contract with a designated Italian company. All fiscal and social security requirements are taken care of by the EOR, giving workers peace of mind when it comes to timely salary payment and legal benefits. However, workers must keep in mind that the non-resident company remains their “actual” employer.

Virksomhedens fordele ved EOR-ansættelse

Fra et virksomhedsperspektiv kan det give betydelige økonomiske fordele at bruge en EOR. Den besværlige proces med at oprette et udenlandsk kontor eller få en arbejdstilladelse overlades til EOR, så virksomheden kan fokusere mere på forretningsudvidelse og mindre på bureaukrati. Det er dog vigtigt at vælge en EOR med den ønskede ekspertise inden for lokal arbejdsmarkedslovgivning og -bestemmelser for at sikre, at de internationale operationer fungerer problemfrit.

Som konklusion: EOR - et spørgsmål om valg og tillid

EOR'er bliver mere og mere populære blandt virksomheder, der ønsker at styre en global arbejdsstyrke eller ekspandere internationalt. De tilbyder mange fordele, såsom overholdelse af lovgivningen, besparelse af tid og ressourcer samt omkostningsreduktion. Virksomheder skal dog omhyggeligt vælge en EOR, der kan sikre effektiv personaleledelse og overholdelse af lokale ansættelsesregler.